Feestdagen 2021: het belang van digitale reservaties

Lightspeed horeca belgie online horecabeurs

In vergelijking met de normale drukte rond de feestdagen waren de kerst en oud en nieuw van vorig jaar voor de meeste horecazaken in België er één om te vergeten. Zaken die zich op het hoogtepunt van de coronacrisis volledig hadden toegelegd op takeaway-diensten en bezorgplatforms om het verlies aan inkomsten te compenseren, konden het hoofd mogelijks nog boven water houden, maar het was zeker geen jaar om over naar huis te schrijven.

Nu het ernaar uitziet dat de sector tijdens de komende feestdagen normaal zal kunnen draaien, is het belangrijk om het onderste uit de kan te halen en zo goed mogelijk te profiteren van wat de teruggekeerde feestvreugde – en bijbehorende drukte – te bieden heeft.

De voordelen van de digitale transformatie die (een groot deel van) de horecasector het voorbije jaar is ondergaan, kunnen daarbij goed van pas komen. De optimalisatie en automatisering van veel tijdrovende processen hebben het leven van de doorsnee horecaondernemer een stuk eenvoudiger gemaakt. Voor wie het nieuwe, digitale normaal nog niet omarmd heeft, is een eerste aangeraden stap de overschakeling naar een digitaal reservatiesysteem.

Digitaal is nieuw normaal

De voordelen van werken met reservaties zijn gekend. Het biedt een beter overzicht van de hoeveelheid gasten die er per shift kunnen verwacht worden en stelt restauranteigenaars in staat om hun voorraadbeheer en personeelsplanning daarop af te stemmen. Dergelijke zaken zijn zeker tijdens de feestdagen belangrijk om zowel tekorten, maar ook overschotten te voorkomen, en de tevredenheid van gasten op peil te houden. Last, but not least, garanderen reservaties tot op bepaalde hoogte ook een minimum aan inkomsten. Afhankelijk van het concept van een zaak – vast menu of à la carte – kunnen eigenaars op basis van het aantal reservaties een weloverwogen inschatting maken van wat de omzet van een bepaalde avond, week of maand zal worden.

Natuurlijk zijn dergelijke voordelen anno 2021 niet nieuw. Digitale reservatiesystemen, daarentegen, zijn nog niet zo lang bezig aan een stevige opmars. De voordelen die digitale reservatieplatformen zoals  Resengo of Formitable bieden ten opzichte van het aannemen van reservaties op papier zijn het waard om neergepend te worden.

Beide platformen zijn eenvoudig te integreren met een digitaal kassasysteem. Naast alle voordelen die reservaties tout court met zich meebrengen, bieden digitale reservatiesystemen zoveel meer. Tijdrovende telefonische reservaties worden vervangen door een automatisch en gebruiksvriendelijk proces, waarbij gasten onmiddellijk cruciale informatie kunnen meedelen in verband met voorkeuren, allegieën of intoleranties. Een geautomatiseerd systeem herleidt de kans op vergissingen bij het handmatig noteren van data, uren, aantal personen of namen tot nul.

Daarnaast voorkomt een platform zoals Resengo ook het risico op no-shows door reservatie herinneringen te versturen. Binnenkomende reservaties worden ook automatisch gesynchroniseerd met makkelijk aanpasbare zaalplannen. Formitable koppelt tickets vanuit een digitaal kassasysteem automatisch aan reservaties en slaat deze gegevens ook op. Dit maakt het mogelijk om een uitgebreid klantenbestand op te bouwen en toekomstige ervaringen verder te personaliseren.

Reservaties tijdens de feestdagen: dos and don’ts

Dankzij talloze aanpasbare voorkeuren en persoonlijke instellingen, bieden digitale reservatiesystemen voor horeca-eigenaars die het nog niet gewend zijn opeens een pak meer mogelijkheden. Om ervoor te zorgen dat de feestdagen vlekkeloos verlopen – zowel voor gasten als voor personeel – is het belangrijk om de juiste hoeveelheid hooi op de vork te nemen. Hou daarom bij het plannen van de feestdagen en het aannemen van reservaties rekening met de volgende zaken:

Punctualiteit werkt in twee richtingen

De klant is en zal altijd koning zijn. Gasten tonen mogelijks hun appreciatie niet als hun tafel bij hun aankomst klaar staat, maar wachten op een tafel doet niemand graag. Evengoed werkt punctualiteit in twee richtingen. Net zoals het de verantwoordelijkheid is van een restaurantuitbater om ervoor te zorgen dat tafels tijdig klaar staan, is er niets mis met gasten ervan bewust te maken wat het betekent als ze later arriveren dan gepland.

De automatische communicatiemogelijkheden van veel digitale reservatiesystemen is perfect om dat soort situaties te vermijden. Gasten kunnen tijdens, voorafgaand of bij bevestiging van hun reservatie via e-mail of sms op de hoogte gebracht worden dat om een optimale ervaring te kunnen garanderen punctualiteit wordt gewaardeerd. In het geval dat een restaurant over een bar of toog beschikt, is het zeker interessant om dat ook te communiceren. Zo kunnen gasten zelf beslissen om vroeger te arriveren.

Open communicatie

Open en eerlijke communicatie is belangrijk om de verwachtingen van gasten naar het juiste niveau te brengen. Punctualiteit blijft namelijk ook van belang eens gasten aan tafel zitten. Indien een restaurant bijvoorbeeld met meerdere shifts per avond werkt, is het van belang om dit tijdig aan te geven. Opnieuw bieden digitale tools hier een oplossing voor: digitale reservatiesystemen staan toe om naast een begintijd ook een eindtijd te koppelen aan een reservatie en gasten voorafgaand aan hun bezoek op de hoogte te brengen van hoeveel tijd ze precies hebben.

Ook in het geval van een speciaal menu kunnen gasten daarvan tijdens hun reservatie op de hoogte gebracht worden. Op die manier worden nodeloze discussies en teleurstellingen voorkomen.

Tijdslots: zorg voor voldoende intervallen

Hoewel het instellen van tijdslots kan helpen om de bezettingscapaciteit en totaalomzet van een avond te verhogen, is het belangrijk om hier bewust mee om te gaan en niet alleen situaties zoals vuile tafels of late klanten, maar ook bottlenecks bij personeel en keuken te vermijden. 

Daarom is het geraden om met minimale intervallen tussen tijdslots in te werken. Intervallen kunnen ervoor zorgen dat zowel de bediening als de keuken genoeg tijd krijgt om iedere tafel van de nodige aandacht te voorzien, zowel vóór, tijdens als nadat gasten zijn toegekomen. Zo worden een ellenlange rijen aan simultane bestellingen bij de bar en in de keuken, én lange wachttijden aan tafel beide vermeden.

Reservaties tout court: ja of neen?

Restaurants waar reserveren niet mogelijk is zijn een absolute minderheid. En het merendeel van die minderheid heeft in functie van hun horecaconcept er bewust voor gekozen om zonder reservaties te werken. Voor fast casual restaurants kan verplicht reserveren bijvoorbeeld een serieuze beperking vormen – zowel voor de uitbaters als voor de gasten.

Als de circulatie van gasten aan een dusdanig snel tempo gebeurt, kan het werken met reservaties een averechts effect of de bezettingsefficiëntie hebben – en bijgevolg op de verwachte inkomsten per avond. Omgekeerd kan in eenzelfde zaak het laagdrempelig effect van zonder reservaties te werken juist uitnodigend werken en gasten overtuigen om spontaan langs te komen, in de veronderstelling dat de wachttijd voor een tafel kort zal zijn. Natuurlijk is het belangrijk voor elke horecazaak om na te gaan of een dergelijk systeem daadwerkelijk in ieders voordeel werkt.

Een mogelijke middenweg is om met digitale reservaties te werken, maar een deel van de zaak vrij te houden voor spontane bezoekers. Zo kan er bijvoorbeeld in restaurants waar een bar of toog aanwezig is een beperkt aantal plaatsen “gereserveerd” worden voor mensen zonder reservatie – wat nog steeds aangenamer is dan in een volledig volzet restaurant te belanden. Op die manier is het ook nog steeds mogelijk om een degelijke inschatting te maken van de voorraad- en personeelsbehoeftes én moeten niet alle spontane gasten de deur gewezen worden.

Evengoed is de ideale oplossing afhankelijk van zaak tot zaak. Zo kunnen de voordelen van het hele restaurant te bezetten met behulp van digitale reservaties mogelijks een langduriger positief effect hebben dan de voor- én nadelen die gekoppeld zijn aan spontane inloop.

(Digi)tal van mogelijkheden

De mogelijkheden zijn vrij uitgebreid. In elk geval kan het implementeren van een digitaal reservatiesysteem – zeker voor de komende feestdagen – er niet alleen voor zorgen dat een restaurant op een overzichtelijke manier vol komt te zitten, maar biedt daarnaast ook een duidelijke overzicht op de te verwachten drukte en bijkomende operationele lasten.

Tenslotte kan de verzamelde data die digitale reservatiesystemen bijhouden enorm van pas komen om contact met gasten te onderhouden – zowel in aanloop naar de feestdagen als in het nieuwe jaar. Succesvolle feestdagen toegewenst!

Artikel geschreven door:

Mariëlle van Schaik
Account Manager – Marcommit
Let’s connect!

Deel:

Facebook
Twitter
LinkedIn
Pinterest
  • Nog geen reacties
  • Voeg reactie toe

    Meest gelezen berichten

    Horeca Winkel

    Horeca België

    Horeca IMMO

    Blijf op de hoogte

    Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

    Geen spam, alleen meldingen over nieuwe producten, updates.

    Lees ook

    Gerelateerde berichten

    Bodhi-Drinks-leverancier-groothandel-online-horeca-beurs

    Bodhi Drinks

    Bekeken: 54 Deel op Facebook Deel op Twitter Deel op LinkedIn Inspiring People to Drink Different She believe you can drink different. That’s why she

    elixir-d-anvers-news-Frankfurt-international-spirits-trophy-winner

    Opnieuw goud voor Elixir d’Anvers Extra

    Bekeken: 124 Deel op Facebook Deel op Twitter Deel op LinkedIn Ieder jaar vindt in Duitsland de Frankfurt International Spirits Trophy plaats. Een grote internationale wedstrijd waar

    Yes, we zijn los!

    Bekeken: 202 Deel op Facebook Deel op Twitter Deel op LinkedIn Over exact 3 maanden barst BBB Maastricht weer los en vanaf vandaag kun jij